Le moment de l’arrivée et du départ conditionne souvent l’avis final du voyageur. Voici notre protocole éprouvé pour assurer des check-in et check-out fluides, scalables et adaptés aux hostings multiples.

1. Préparation avant l’arrivée (48–24h)

Checklist propreté et conformité (linge, consommables, équipements).
Test rapide des équipements (Wi-Fi, chaudière, éclairage).
Message pré-arrivée automatique avec itinéraire et code d’accès.

2. Communication claire et automatisée

Automatise l’envoi d’un message 72h, 24h et 2h avant l’arrivée contenant : heure d’arrivée, mode d’accès, instructions parking, contact d’urgence. Utilise des templates personnalisés pour conserver une touche humaine.

3. Check-in autonome vs accompagné

Le check-in autonome (boîte à clés, serrure connectée) offre de la flexibilité. Le check-in accompagné crée une expérience premium. Choisis en fonction de la clientèle et du prix du service.

4. Procédure de check-out simple

Fournis une mini-checklist à laisser dans le logement et un message de rappel 24h avant le départ : clés, poubelles, état d’usage. Planifie l’équipe ménage selon le timing réel du départ.

5. Automatisation & intégration

Connecte ton PMS / Channel Manager pour envoyer les notifications, verrouiller les créneaux ménage et générer des tâches. Les notifications temps réel aux équipes réduisent les erreurs humaines.

6. Gestion des imprévus

Prépare un protocole pour retards, pertes de clés et incidents (contact d’astreinte, procédure d’entrées alternatives, assurances). Documente tout échange pour la gestion des litiges.

Conclusion : une procédure standardisée, des messages automatiques et une organisation logistique fine garantissent des arrivées et départs sereins — et donc des avis positifs et une meilleure rentabilité.